Günde 1 Saat Kazanmanın 20 Yolu

AkÅŸam olmuÅŸ, iÅŸler yetiÅŸmemiÅŸ… Hangimiz kendi kendimize, ‘Ah 1 saatim daha olsaydı!’ dememiÅŸizdir? Oysa ki, günlük çalışma düzeni içinde birkaç doÄŸru alışkanlık, size günde 1 saat kazandırabilir. Ä°ÅŸte size zaman kazandıracak 20 öneri:

Ortalığı düzenleyin: Düzensiz bir oda, bir masa insana daima ‘çok işi varmış, yetişemiyormuş’ hissi verir. Toplayın, düzenleyin! Günlük çalışmanızda işe yaramayan her şeyi kaldırın. Dosya ve evrakınızı en basit, en akılcı sisteme göre düzenleyin: En çok ihtiyaç duyduklarınız en yakında!

İşten işe atlamayın: Bir dosyayı bırakıp öbürünü almak, bir iş bitmeden öbürüne geçmek size yalnızca dikkat, enerji ve zaman kaybettirir. Bir işe konsantre olup yol almak, her zaman en verimli yöntemdir. Elinizdeki işi ya bitirin, ya dosyaya kaldırın ya başkasına yönlendirin.

Gününüzü planlayın: 15 dakikada yapacağınız işe 1 saat ayırmak çok yaygındır. Mutlaka gününüzü önceden planlayın. Yapmanız gereken işleri alt alta yazın. Hangi iş önemli, hangi iş acil, belirtin. Böylece sabah işe geldiğinizde önceliklerinizi bilirsiniz.

Dinlenmeyi unutmayın: Zaman kazanmak için, boşa harcamayı da bilmek gerekir. Verimli çalışmak için iki yoğun çalışma arasında bir boşluk gerekir. Uzmanlar; ‘90 dakika çalışın, arada bir kahve molası verin, bir arkadaşınızla sohbet edin, bir tur atıp gelin’ diyor.

İlişkileri düzenleyin: En sevdiğiniz iş arkadaşlarınız size en çok zaman kaybettirenlerdir. Kuralları belirleyin. Acil olmayan işler için birbirinize not gönderin, kalkıp gelmeleri yerine e-posta atmalarını isteyin.

Verimli saatleri bilin: Günün hangi saatlerinde en formda olduÄŸunuza karar verin ve en çok dikkat isteyen iÅŸleri bu saatlere denk getirin. Günlük programınızı “biyolojik saatinize bakarak” düzenleyin.

Hayır demeyi öğrenin: Günlük planınızı yaptınız, iÅŸe koyuldunuz, ama bir arkadaşınız bir konuda sizin görüşünüze ihtiyacı olduÄŸunu söyledi. Ayıp olur diye kabul edeceksiniz… Ama yanlış! Bir kere peki derseniz, bir daha zamanınıza hakim olamazsınız. Kırıcı olmadan hayır demeyi öğrenin.

Randevuları iyi ayarlayın: Gün içindeki randevular önemli bir zaman kaybıdır. En iyisi, görüşmeleri sabah erken (işe gitmeden) ve akşam geç saatlere (işten çıkarken) koymak, böylece gidip gelmekten kurtulmaktır.

Bitmeyen toplantılara hayır: Size gerçekten ihtiyaç yoksa toplantılara gitmeyin. Bitmeyen toplantıları kabul etmeyin. Kim katılacak, kim ne diyecek, kaç dakika ne yapılacak… Önceden planlayın ve plana sadık kalın. Geç kalanları beklemeyin.

Sabah işe erken gelin: Sabah işe erken başlamak, sakin kafayla bir işi ele almanıza imkan verir. Akşam 2 saat geç çıkmak yerine sabah 1 saat erken gelmek daha verimli olacaktır.

Her işi kendiniz yapmayın: ‘Vaktim yok’ diye şikayet edenlerin çoğu, delege etmeyi bilmeyenlerdir. Günlük ve basit işlerden başlayarak, mümkün olduğu kadar, delege etmeyi öğrenin.

Telefonu telesekretere yönlendirin: Telefon, işi sürekli böler. Sekreteriniz varsa, kiminle ne zaman konuşacağınızı önceden belirleyin. Yoksa bir telesekreter kullanın. Mesajı dinleyin, önemli olanlara siz cevap verin. Cep telefonu da aynı görevi görmeli: Arayana bakın, gerekliyse siz arayın.

E-postalara takılıp kalmayın: Ä°ÅŸiniz aksini gerektirmiyorsa, gelen e-postalara günde 2-3 kereden fazla bakmayın. Genellikle sabah iÅŸe baÅŸlamadan, öğlen yemek öncesi, akÅŸam çıkmadan…

Posta kutunuzu düzenleyin: Zaman kazanmak için posta kutunuza da bir düzen getirin.

Öğle yemeğini hızlandırın: Aceleye getirmeden de, öğle yemeği için ayırdığınız zamanı kısaltabilirsiniz. Kantine herkesin gittiği, uzun kuyruklar olan saatte gitmeyin. Yarım saat önce veya sonra gitmek, size önemli bir zaman kazandıracaktır.

İnternette vakit harcamayın: Fransa’da yapılan bir ankete göre, ortalama bir çalışan internette geçirdiği 86 dakikanın 58’ini şahsi sörfe harcıyor ve verimliliği yüzde 14 düşüyor. Şahsi sörfü boş zamanlara bırakın.

Bir seferde bir iş yapın: Eğer bir yandan telefonda konuşup bir yandan e-postanıza cevap vermenin size zaman kazandırdığını sanıyorsanız, yanılıyorsunuz. Aynı anda ne kadar çok iş yapmaya çalışırsanız, veriminiz o kadar düşer, zaman kaybedersiniz. Aynı anda iki iş yapmayın, konsantre olun.

Kahve içerken zaman kazanın: İnsan fark etmeden kahve veya sigara molasında çok vakit kaybeder. Kahve almaya gitmek bile zaman kaybıdır. Günde kaç tane kahve içeceğinizi ve hangi saatlerde mola vereceğinizi önceden belirleyin.

Bilgisayarla uÄŸraÅŸmayın: Bilgisayar kendi kendine kapanıp açılıyor, yavaÅŸ çalışıyor, internete bir türlü girmiyor, gönderdiÄŸiniz dosya gitmiyor… Böyle durumlarda vakit kaybetmeden teknik destekten yardım alın. Kendiniz uÄŸraÅŸmayın.

Sürprizlere hazır olun: Zamanınızı planlar ve düzenlerken, sürprizlerin kaçınılmaz olduÄŸunu da unutmayın. Beklenmedik ama reddedilemez bir telefon veya ziyaret, ters giden bir iÅŸ… Aylık, haftalık, günlük programınızı yaparken “beklenmedik durumlar” için yüzde 20’lik bir boÅŸluk öngörün.

Kaynak: Bu yazı, Hürriyet İK Gazetesi’nden derlenmiştir.